FLORES PARA REGALO S.A.S.

NIT 901.094.195-9

MANUAL LABORAL CORPORATIVO

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Código documental: MLC-RIT-FPR-001

Versión: 1.0

Bogotá D.C., Colombia — 2026

DOCUMENTO CONTROLADO

Uso interno de FLORES PARA REGALO S.A.S. — Prohibida su reproducción o divulgación externa sin autorización de la Gerencia.

CONTROL DOCUMENTAL

 

HISTORIAL DE CAMBIOS

 

ACTA DE APROBACIÓN

En Bogotá D.C., a los 20 de junio de 2026, la Gerencia de FLORES PARA REGALO S.A.S., identificada con NIT 901.094.195-9, matrícula mercantil No. 02817894 del 18 de mayo de 2017, en ejercicio de las facultades que le son propias y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 105 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, aprueba el presente Reglamento Interno de Trabajo, el cual entrará a regir en los términos señalados en el Título de Publicación y Vigencia de este documento.

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Representante Legal

María Erika Méndez Cruz — C.C. 52.146.470

ACTA DE ADOPCIÓN

Una vez surtido el trámite de aprobación por parte de la Gerencia, y socializado el contenido del presente Reglamento con la totalidad de los trabajadores vinculados a FLORES PARA REGALO S.A.S. (Gerencia, Administración y los cuatro (4) vendedores), se deja constancia de su adopción formal como documento rector de las relaciones laborales al interior de la empresa, quedando disponible para consulta permanente de los trabajadores en el lugar de trabajo, conforme lo exige el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo.

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Representante Legal

María Erika Méndez Cruz — C.C. 52.146.470

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

El presente Reglamento se entrega a cada trabajador vinculado a la empresa, dejando constancia de recibido conforme al siguiente registro:

 

TABLA DE CONTENIDO

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PRESENTACIÓN

FLORES PARA REGALO S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.094.195-9, dedicada a la comercialización de flores naturales, diseños florales y plantas ornamentales, tanto en su sede física ubicada en la Carrera 58 #137B-01, Centro Comercial Portoalegre, Local 102, Bogotá D.C., como a través de sus canales de comercio electrónico, presenta a sus trabajadores el presente Manual Laboral Corporativo — Reglamento Interno de Trabajo.

Este documento tiene como propósito establecer, de manera clara, incluyente y ajustada a la Constitución Política de Colombia y a la legislación laboral vigente, las condiciones generales bajo las cuales se desarrollan las relaciones de trabajo en la empresa, garantizando simultáneamente los derechos de los trabajadores y las trabajadoras, la operación eficiente del negocio y el cumplimiento de las obligaciones del empleador frente al Ministerio del Trabajo y demás autoridades competentes.

El Reglamento recoge las modificaciones introducidas por la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral), así como las obligaciones derivadas de la Ley 2191 de 2022 (desconexión laboral), la Ley 2365 de 2024 (prevención del acoso sexual en el ámbito laboral), la Ley 1010 de 2006 (acoso laboral), el Decreto 1072 de 2015 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) y la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), entre otras normas aplicables.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

La presente información se toma del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá el 22 de junio de 2026 (código de verificación B2618256335E53), y se incorpora a este Reglamento para que su contenido sea plenamente coherente con los registros mercantiles vigentes.

Nota: el objeto social registrado ante la Cámara de Comercio es amplio (comercio exterior y comercialización de material vegetal, entre otros), pero la actividad económica principal reportada y efectivamente ejercida por la empresa corresponde al comercio al por menor de flores y productos florales (CIIU 4774) y al cultivo de flor de corte (CIIU 0125). Este Reglamento se redacta sobre la base de la actividad real de la empresa.

MARCO JURÍDICO

El presente Reglamento se expide con fundamento, entre otras, en las siguientes disposiciones normativas vigentes a la fecha de su adopción:

1. Normas de rango constitucional

• Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 25 (derecho al trabajo), 53 (principios mínimos fundamentales), 13 (igualdad y no discriminación) y 15 (protección de datos e intimidad).

2. Código Sustantivo del Trabajo y su reforma

• Código Sustantivo del Trabajo, en particular los artículos 104 a 125, que regulan el contenido, adopción, publicación y efectos del Reglamento Interno de Trabajo.

• Ley 2466 de 2025 ("Reforma Laboral para el Trabajo Decente y Digno en Colombia", D.O. 53.160 del 25 de junio de 2025), que modificó, entre otros, los artículos 3, 4, 46, 47 y 115 del Código Sustantivo del Trabajo, ratificó la jornada semanal máxima de 42 horas, redefinió el horario de trabajo nocturno (7:00 p.m. a 6:00 a.m.) y estableció el escalonamiento de los recargos dominicales y festivos (80 % en 2025, 90 % en 2026 y 100 % en 2027).

• Ley 2101 de 2021, que introdujo la reducción progresiva de la jornada laboral máxima legal de 48 a 42 horas semanales.

3. Prevención de violencias y protección de la dignidad en el trabajo

• Ley 1010 de 2006, por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral.

• Ley 2365 de 2024, por medio de la cual se adoptan medidas de prevención, protección y atención del acoso sexual en el ámbito laboral, que exige incorporar una política de prevención en el Reglamento Interno de Trabajo y reconoce estabilidad laboral reforzada a las víctimas que hayan puesto los hechos en conocimiento del empleador.

• Ley 2191 de 2022, que regula el derecho a la desconexión laboral y obliga a toda persona jurídica a contar con una política interna sobre la materia.

4. Seguridad social, seguridad y salud en el trabajo

• Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo), Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

• Normativa vigente sobre Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o Vigía Ocupacional, según el número de trabajadores de la empresa, y sobre el Comité de Convivencia Laboral.

5. Protección de datos personales

• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, sobre tratamiento de datos personales de trabajadores, clientes y terceros.

6. Otras normas de aplicación general

• Ley 2191 de 2022, Ley 1257 de 2008 (no violencia contra la mujer, como marco de principios), y demás disposiciones concordantes.

Nota metodológica: este marco jurídico identifica las normas de mayor relevancia para la operación de FLORES PARA REGALO S.A.S. a la fecha de elaboración del documento. Dado que la normatividad laboral colombiana está sujeta a reglamentación progresiva (particularmente en materia de recargos dominicales y festivos, que se escalonan hasta el año 2027) y a pronunciamientos de la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia, se recomienda que la empresa someta este Reglamento a revisión periódica por un abogado laboralista titulado, y que antes de su adopción definitiva verifique con dicho profesional la vigencia exacta de cada disposición citada.

AUDITORÍA JURÍDICA PRELIMINAR

Se deja constancia de que los siguientes datos, inicialmente pendientes, ya fueron confirmados y quedaron incorporados en este Reglamento: identidad y cédula del Representante Legal, NIT, matrícula mercantil, dirección, tamaño de empresa (microempresa), actividad económica, entidad Administradora de Riesgos Laborales (SURA), Caja de Compensación Familiar (CAFAM), inexistencia de uniforme corporativo obligatorio, existencia de sistema de videovigilancia en todo el establecimiento, operación de ventas por canales digitales (tiendas en línea) como parte de la función ordinaria de ventas, y vinculación de contratistas independientes (servicios de contabilidad y de mercadeo digital). Se confirma además que la Empresa no vincula trabajadores menores de edad y que ninguno de los cargos actuales opera bajo la modalidad de teletrabajo, trabajo remoto o híbrido; en consecuencia, este Reglamento no incorpora capítulos especiales sobre protección de adolescentes trabajadores (Ley 1098 de 2006) ni sobre teletrabajo (Ley 1221 de 2008), sin perjuicio de que deban añadirse si la situación de la Empresa cambia en el futuro.

Se confirma igualmente que la totalidad de los cinco (5) trabajadores de la Empresa —Gerencia (quien ejerce también funciones de florista y de ventas), Administración y los cuatro (4) vendedores— laboran dentro de la jornada máxima legal vigente de 42 horas semanales, con pleno respeto de sus descansos y sin discriminación alguna por razón de identidad de género u orientación sexual. La remuneración de todos los cargos corresponde al salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), más los recargos por horas extra, trabajo nocturno o dominical/festivo que resulten aplicables conforme al Título III y V de este Reglamento.

Previo a la adopción definitiva del presente Reglamento, se identifican los siguientes puntos, de carácter meramente operativo, que la empresa aún debe verificar:

• Ubicación exacta de las cámaras de videovigilancia dentro del establecimiento, para verificar que ninguna capte zonas de descanso, alimentación o vestier del personal, conforme al Título XV de este Reglamento.

• Existencia y contenido de los contratos de prestación de servicios (o de encargo del tratamiento de datos) suscritos con la firma de contadores y con la agencia de mercadeo digital, para verificar su coherencia con el Artículo 45 de este Reglamento.

Ninguno de estos dos puntos impide la lectura ni la aplicación general del Reglamento, pero sí deben verificarse antes de su radicación o presentación ante una autoridad.

TÍTULO I — DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto.

El presente Reglamento Interno de Trabajo tiene por objeto establecer las condiciones que regirán las relaciones laborales entre FLORES PARA REGALO S.A.S. (en adelante "la Empresa") y sus trabajadores, en cumplimiento del artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, garantizando el respeto de los derechos y deberes de ambas partes, la buena fe, la igualdad, la dignidad humana y la libre expresión de la identidad y orientación sexual de todas las personas vinculadas a la Empresa.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Este Reglamento aplica a todos los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo con FLORES PARA REGALO S.A.S., cualquiera que sea la modalidad contractual, el cargo desempeñado o el lugar de prestación del servicio (sede física, comercio electrónico o, cuando aplique, teletrabajo), sin perjuicio de las condiciones particulares pactadas en cada contrato individual.

Artículo 3. Definiciones.

a) Trabajador: toda persona natural vinculada a la Empresa mediante contrato de trabajo.

b) Empleador: FLORES PARA REGALO S.A.S., representada legalmente para todos los efectos de este Reglamento.

c) Jornada ordinaria: la pactada por las partes dentro de los límites máximos legales vigentes.

d) Contexto laboral: para efectos de acoso laboral y acoso sexual, incluye el lugar de trabajo, los desplazamientos relacionados con la labor, las comunicaciones por medios digitales relacionadas con el trabajo y los eventos organizados por la Empresa, conforme a la Ley 2365 de 2024.

e) Debido proceso disciplinario: conjunto de garantías mínimas que debe observar la Empresa antes de imponer cualquier sanción, conforme al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025.

TÍTULO II — CONDICIONES DE ADMISIÓN Y VINCULACIÓN

Artículo 4. Requisitos de vinculación.

Toda persona que aspire a vincularse laboralmente con la Empresa deberá presentar los documentos que la Empresa razonablemente requiera para verificar su identidad, formación y experiencia, así como los exigidos por la ley para la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión, riesgos laborales) y a la Caja de Compensación Familiar.

Parágrafo. En ningún caso la Empresa vinculará laboralmente a menores de dieciocho (18) años sin el cumplimiento estricto de los requisitos y autorizaciones exigidos por la Ley 1098 de 2006 y demás normas concordantes, incluyendo la autorización previa del Inspector de Trabajo cuando la ley lo exija.

Artículo 5. Período de prueba.

El período de prueba, cuando se pacte, se sujetará a los límites y efectos previstos en los artículos 76 a 80 del Código Sustantivo del Trabajo.

Artículo 6. Modalidades de contratación.

De conformidad con el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, el contrato de trabajo a término indefinido constituye la modalidad principal de vinculación en la Empresa. Sin perjuicio de lo anterior, podrán celebrarse contratos a término fijo, por obra o labor determinada, o para la ejecución de un trabajo ocasional, accidental o transitorio, en los términos del artículo 46 del mismo Código.

Parágrafo. Los contratos a término fijo no podrán superar en su conjunto el término máximo de cuatro (4) años. Cuando el contrato se pacte por un término inferior a un (1) año, podrá prorrogarse el número de veces que las partes estimen conveniente, pero a partir de la cuarta prórroga la renovación no podrá ser inferior a un (1) año, sin exceder en ningún caso el límite máximo de cuatro (4) años.

Artículo 7. Contrato de aprendizaje.

En caso de que la Empresa vincule aprendices del SENA o de instituciones de educación para el trabajo, dicha vinculación se regirá por las condiciones especiales previstas en el Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, incluyendo el pago no inferior al 75 % de un salario mínimo legal mensual vigente en la etapa lectiva y del 100 % en la etapa práctica, con afiliación a los sistemas de salud y riesgos laborales desde la etapa lectiva.

TÍTULO III — JORNADA DE TRABAJO

Artículo 8. Jornada ordinaria.

La jornada ordinaria máxima legal de trabajo es de cuarenta y dos (42) horas semanales, conforme al artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2101 de 2021 y ratificado por la Ley 2466 de 2025. La distribución de dicha jornada podrá pactarse entre 5 y 6 días a la semana, sin que la jornada diaria pueda exceder de nueve (9) horas, salvo pacto de jornada flexible en los términos legales, y sin que en ningún caso implique disminución del salario ni afectación de las prestaciones sociales del trabajador.

Parágrafo. A la fecha de adopción de este Reglamento, la totalidad de los cinco (5) cargos de la Empresa (Gerencia, Administración y los cuatro vendedores) laboran efectivamente dentro del límite máximo de 42 horas semanales, con pleno respeto de los descansos legales y sin discriminación alguna por razón de identidad de género u orientación sexual.

Artículo 9. Horario y turnos de trabajo.

Por tratarse de una operación de atención al público y comercio electrónico que puede requerir cobertura extendida, la Empresa podrá programar la prestación del servicio mediante el siguiente esquema de cuatro (4) turnos rotativos de seis (6) horas cada uno, iniciando a las 6:00 a.m.:

Turno 1) 6:00 a.m. a 12:00 m.

Turno 2) 12:00 m. a 6:00 p.m.

Turno 3) 6:00 p.m. a 12:00 a.m.

Turno 4) 12:00 a.m. a 6:00 a.m.

Parágrafo. La asignación de turnos a cada trabajador se realizará mediante programación previa, respetando el límite de horas semanales pactado, el descanso mínimo entre turnos y los descansos dominicales u otro día compensatorio en la semana. Ningún trabajador podrá ser asignado a más de un turno de manera consecutiva sin mediar el descanso mínimo legal entre jornadas.

Artículo 10. Trabajo diurno y trabajo nocturno.

Conforme al artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, el trabajo diurno es el comprendido entre las 6:00 a.m. y las 7:00 p.m., y el trabajo nocturno es el comprendido entre las 7:00 p.m. y las 6:00 a.m. En consecuencia, dentro del esquema de turnos del artículo anterior, el Turno 3 comporta trabajo diurno entre las 6:00 p.m. y las 7:00 p.m., y trabajo nocturno entre las 7:00 p.m. y las 12:00 a.m.; el Turno 4 es en su totalidad trabajo nocturno.

Parágrafo. El trabajo nocturno, por el solo hecho de serlo, se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35 %) sobre el valor del trabajo diurno, adicional a la remuneración ordinaria, salvo que se trate de horas extras nocturnas, caso en el cual se liquidarán los recargos correspondientes de manera acumulativa conforme a la ley.

Artículo 11. Trabajo suplementario u horas extra.

En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias ni de doce (12) horas semanales, conforme al artículo 22 de la Ley 2466 de 2025. Toda hora extra deberá contar con autorización previa de la Gerencia o de quien esta delegue, y la Empresa llevará el registro de trabajo suplementario exigido por la ley, con indicación del nombre del trabajador, la actividad desarrollada, el número de horas laboradas y si estas son diurnas o nocturnas.

Artículo 12. Trabajo dominical y festivo.

El trabajo realizado en día domingo o festivo se remunerará con un recargo calculado sobre el valor de la hora ordinaria, conforme al esquema de implementación gradual establecido en la Ley 2466 de 2025: ochenta por ciento (80 %) durante el año 2025, noventa por ciento (90 %) durante el año 2026 y cien por ciento (100 %) a partir del año 2027, sin perjuicio de que la Empresa reconozca, si así lo decide, porcentajes superiores a los aquí señalados.

Parágrafo. Todo trabajador que labore en día de descanso obligatorio tendrá derecho a un día de descanso compensatorio remunerado, sin perjuicio del recargo salarial correspondiente, salvo que se pacte válidamente su compensación en dinero conforme a la ley.

Artículo 13. Descansos, pausas activas y descanso dominical.

Todo trabajador tiene derecho a un descanso remunerado en domingo y, además, cuando la jornada de la respectiva semana no se hubiere completado sin culpa del trabajador, a la remuneración del descanso conforme a la ley. La Empresa promoverá pausas activas dentro de la jornada laboral, en el marco de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, particularmente para los cargos con actividades repetitivas o de atención prolongada al público.

TÍTULO IV — DESCANSOS REMUNERADOS, VACACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS

Artículo 14. Vacaciones.

Los trabajadores que hayan prestado sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, conforme al artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo. La época de vacaciones se fijará de común acuerdo entre la Empresa y el trabajador, procurando no afectar la operación del negocio ni la cobertura de los turnos.

Artículo 15. Licencias remuneradas y no remuneradas.

La Empresa reconocerá, entre otras, las siguientes licencias, conforme a la ley:

• Licencia de maternidad y licencia de paternidad, en los términos de la ley vigente.

• Licencia por luto, en caso de fallecimiento de cónyuge, compañero o compañera permanente, o de familiares hasta el grado que señale la ley.

• Licencia remunerada para asistir a citas médicas, controles prenatales y requerimientos escolares de hijos e hijas, cuando la ley así lo disponga.

• Licencia por calamidad doméstica debidamente comprobada.

• Licencia remunerada para trabajadoras diagnosticadas con endometriosis, en los términos que establezca la ley aplicable.

Artículo 16. Permisos.

La Empresa concederá los permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio, para el desempeño de comisiones sindicales, para asistir al entierro de compañeros de trabajo y demás permisos previstos en el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, así como aquellos que la Gerencia autorice discrecionalmente atendiendo a las necesidades del servicio.

TÍTULO V — SALARIO Y FORMA DE PAGO

Artículo 17. Salario.

El salario de cada uno de los cargos de la Empresa (Gerencia, Administración y vendedores) corresponde al salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), sin que en ningún caso pueda pactarse o pagarse una suma inferior. Adicionalmente, cada trabajador tendrá derecho al reconocimiento y pago de los recargos por trabajo suplementario (horas extra), trabajo nocturno y trabajo dominical o festivo que efectivamente cause, calculados conforme a los porcentajes y límites establecidos en el Título III de este Reglamento y en la ley vigente. El salario se pagará en los períodos y por los medios acordados, dejando constancia escrita del pago y del detalle de los recargos liquidados en cada período.

Artículo 18. Deducciones autorizadas.

La Empresa únicamente podrá efectuar descuentos del salario en los casos y dentro de los límites autorizados por el artículo 149 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo, o cuando medie autorización escrita y libre del trabajador.

TÍTULO VI — OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL EMPLEADOR

Artículo 19. Obligaciones especiales del empleador.

• Poner a disposición de los trabajadores los elementos e implementos necesarios para el desempeño de sus funciones, incluida la manipulación segura de flores, plantas y herramientas de trabajo.

• Afiliar y mantener afiliados a los trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral y realizar los aportes correspondientes en los términos de ley.

• Garantizar un ambiente de trabajo libre de acoso laboral, acoso sexual, violencia y discriminación.

• Guardar absoluto respeto por la dignidad, la intimidad, la identidad y expresión de género y la orientación sexual de todos los trabajadores.

• Cumplir con las obligaciones derivadas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) conforme al Decreto 1072 de 2015.

• Conceder oportunamente las licencias y permisos consagrados en la ley y en este Reglamento.

• Garantizar el derecho a la desconexión laboral fuera de la jornada de trabajo, conforme a la Ley 2191 de 2022.

Artículo 20. Prohibiciones del empleador.

• Deducir, retener o compensar suma alguna del salario sin autorización previa y escrita del trabajador o sin mandamiento judicial, salvo las excepciones legales.

• Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se le admita en el trabajo o por cualquier otro motivo relacionado con el contrato.

• Ejecutar o tolerar actos de acoso laboral, acoso sexual o discriminación por razón de sexo, género, orientación sexual, edad, raza, origen o condición social.

• Contactar a los trabajadores fuera de su jornada laboral para asuntos relacionados con el trabajo, salvo las excepciones legalmente previstas para cargos de dirección, confianza y manejo, y aun en esos casos, solo cuando el contacto sea necesario, proporcional y justificado, conforme al desarrollo jurisprudencial de la Ley 2191 de 2022.

TÍTULO VII — OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DE LOS TRABAJADORES

Artículo 21. Obligaciones especiales del trabajador.

• Cumplir la jornada de trabajo y los turnos asignados con puntualidad.

• Observar las normas de manipulación segura de flores, plantas ornamentales y productos perecederos, así como las buenas prácticas de conservación e higiene aplicables al sector floricultor.

• Dar aviso oportuno de cualquier novedad relacionada con inventarios, manejo de dinero o atención al cliente.

• Guardar rigurosa reserva sobre la información comercial, financiera y de clientes de la Empresa a la que tenga acceso con ocasión de su cargo.

• Tratar los datos personales de clientes y compañeros de trabajo conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la política de protección de datos de la Empresa.

• Hacer uso adecuado de los equipos, el correo corporativo, el WhatsApp empresarial, el internet y las redes sociales de la Empresa, conforme al Título XV de este Reglamento.

Artículo 22. Prohibiciones especiales del trabajador.

• Presentarse al trabajo bajo el efecto de bebidas alcohólicas o de sustancias psicoactivas, o consumirlas durante la jornada laboral.

• Portar armas de cualquier clase durante la jornada de trabajo, salvo autorización legal expresa.

• Retirar dinero, mercancía o inventario de la Empresa sin autorización.

• Divulgar o publicar en redes sociales personales información confidencial de la Empresa, sus clientes o sus compañeros de trabajo.

• Ejecutar cualquier conducta que constituya acoso laboral en los términos de la Ley 1010 de 2006, o acoso sexual en los términos de la Ley 2365 de 2024.

Artículo 23. Presentación personal.

Los trabajadores deberán presentarse a sus labores con adecuada higiene y presentación personal, acorde con la atención al público propia de la actividad comercial de la Empresa. A la fecha de adopción de este Reglamento, la Empresa no exige el uso de uniforme corporativo obligatorio. En caso de que en el futuro la Gerencia decida establecerlo, este será suministrado por la Empresa sin costo para el trabajador, conforme al artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, y su uso será obligatorio durante la jornada laboral, debiendo modificarse este artículo para incorporar dicha decisión.

TÍTULO VIII — ORDEN JERÁRQUICO

Artículo 24. Estructura jerárquica.

Para efectos de este Reglamento, y sin perjuicio de la estructura que la Empresa adopte en el futuro conforme a su crecimiento, el orden jerárquico de los cargos actualmente existentes es el siguiente: (1) Gerencia, cargo que además de sus funciones directivas ejerce simultáneamente funciones operativas de florista y de ventas; (2) Administración; (3) Vendedores (cuatro cargos). Las órdenes, instrucciones y llamados de atención deberán impartirse a través de este conducto regular, sin perjuicio del derecho de todo trabajador a elevar sus solicitudes o quejas directamente a la Gerencia cuando la naturaleza del asunto así lo amerite, en especial en casos de acoso laboral o acoso sexual. Cuando la propia Gerencia sea la persona señalada en una queja, esta deberá presentarse directamente ante el Inspector de Trabajo, conforme al artículo 32 de este Reglamento.

TÍTULO IX — ESCALA DE FALTAS, SANCIONES Y PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO

Artículo 25. Faltas leves.

Se consideran faltas leves, entre otras: llegar tarde de manera reiterada sin justa causa, incumplir las normas internas de presentación personal, hacer uso indebido pero no doloso de los equipos de trabajo, o incumplir instrucciones menores impartidas por el superior jerárquico.

Artículo 26. Faltas graves.

Se consideran faltas graves, entre otras: el incumplimiento reiterado de la jornada u horarios, la pérdida o el manejo indebido de inventario o dinero de la Empresa, el consumo de alcohol o sustancias psicoactivas durante la jornada laboral, la divulgación no autorizada de información confidencial, y cualquier conducta que pueda constituir acoso laboral, acoso sexual o discriminación.

Artículo 27. Sanciones disciplinarias.

Las sanciones disciplinarias aplicables son las previstas en la ley: llamado de atención escrito, suspensión del contrato de trabajo hasta por ocho (8) días en la primera vez y hasta por dos (2) meses en caso de reincidencia, conforme al artículo 112 del Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de la terminación del contrato de trabajo con justa causa cuando la gravedad de la falta así lo amerite.

Artículo 28. Debido proceso disciplinario.

En todas las actuaciones tendientes a la aplicación de sanciones disciplinarias, la Empresa observará, como mínimo, las siguientes garantías previstas en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025: dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in idem.

Artículo 29. Procedimiento disciplinario.

Antes de aplicar cualquier sanción, la Empresa deberá: (i) citar por escrito al trabajador señalando los hechos que se le imputan; (ii) permitirle rendir descargos y aportar o solicitar pruebas dentro de un término razonable no inferior a dos (2) días hábiles; (iii) valorar las pruebas y descargos presentados; (iv) comunicar por escrito la decisión motivada; y (v) informar al trabajador los recursos que proceden en la vía interna, sin perjuicio de las acciones que pueda ejercer ante el Ministerio del Trabajo o la jurisdicción laboral.

TÍTULO X — RECLAMOS

Artículo 30. Trámite de reclamos.

Los reclamos que los trabajadores consideren deba hacer la Empresa se harán, en primer término, ante la persona a cargo del cargo inmediatamente superior; si no fuere resuelto, se elevará a la Gerencia, quien deberá resolverlo dentro de un término razonable, dejando constancia escrita de lo actuado.

TÍTULO XI — PREVENCIÓN Y TRÁMITE DEL ACOSO LABORAL Y DEL ACOSO SEXUAL

Artículo 31. Prevención del acoso laboral.

La Empresa rechaza toda forma de acoso laboral en los términos definidos por la Ley 1010 de 2006, entendido como toda conducta persistente y demostrable ejercida sobre un trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo.

Parágrafo. La Empresa promoverá la conformación de un Comité de Convivencia Laboral, o los mecanismos equivalentes que resulten razonables atendiendo al tamaño de la Empresa, para la recepción y trámite confidencial de quejas relacionadas con acoso laboral.

Artículo 32. Prevención, protección y atención del acoso sexual.

Conforme a la Ley 2365 de 2024, se entiende por acoso sexual todo acto de persecución, hostigamiento o asedio, de carácter o connotación sexual, lasciva o libidinosa, que se manifieste por relaciones de poder de orden vertical u horizontal, mediadas por la edad, el sexo, el género, la orientación e identidad sexual, o la posición laboral, social o económica, y que se dé una o varias veces en contra de otra persona en el contexto laboral.

• La víctima que ponga en conocimiento de la Empresa hechos de acoso sexual goza de estabilidad laboral reforzada: la terminación del contrato dentro de los seis (6) meses siguientes a la queja carece de todo efecto, y si ocurre después de dicho término, corresponde al empleador desvirtuar que se trató de una retaliación.

• La persona investigada por presunto acoso sexual tiene derecho al debido proceso, a la presunción de inocencia y a la imparcialidad de quien tramite la queja.

• La Empresa garantizará la confidencialidad de las quejas y evitará cualquier acto de revictimización.

• Cuando el presunto acosador sea el superior jerárquico de mayor rango de la Empresa, la queja deberá presentarse directamente ante el Inspector de Trabajo.

TÍTULO XII — DESCONEXIÓN LABORAL

Artículo 33. Derecho a la desconexión laboral.

De conformidad con la Ley 2191 de 2022, todo trabajador tiene derecho a no ser contactado por la Empresa, por ningún medio tecnológico o de otra naturaleza, para tratar asuntos relacionados con su trabajo una vez finalizada su jornada laboral, durante sus vacaciones, licencias o permisos, salvo en los casos de fuerza mayor o caso fortuito, o cuando el trabajador desempeñe un cargo de dirección, confianza o manejo, evento en el cual el contacto deberá ser, en todo caso, necesario, proporcional y justificado.

Parágrafo. El incumplimiento reiterado y demostrable de esta garantía por parte de la Empresa podrá constituir una conducta de acoso laboral en los términos de la Ley 1010 de 2006. Los trabajadores podrán presentar sus quejas por vulneración de este derecho, a nombre propio o de manera anónima, ante la Gerencia, sin perjuicio de acudir al Inspector de Trabajo.

TÍTULO XIII — IGUALDAD, DIVERSIDAD, INCLUSIÓN Y NO DISCRIMINACIÓN

Artículo 34. Compromiso de igualdad y no discriminación.

FLORES PARA REGALO S.A.S. garantiza a todos sus trabajadores y trabajadoras un trato igualitario, libre de cualquier forma de discriminación por razón de sexo, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, raza, origen étnico o nacional, religión, opinión política, discapacidad o condición social. La Empresa reconoce y respeta la libre identidad y expresión de género y la orientación sexual de todas las personas que la integran o que aspiren a vincularse a ella, sin que la composición actual del equipo de trabajo limite en modo alguno este compromiso hacia el futuro.

TÍTULO XIV — PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Artículo 35. Tratamiento de datos personales.

La Empresa tratará los datos personales de trabajadores, clientes y terceros conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los trabajadores que, con ocasión de sus funciones, tengan acceso a bases de datos de clientes o de otros trabajadores, deberán darles el mismo tratamiento confidencial y no podrán usarlos para fines distintos a los autorizados por la Empresa.

TÍTULO XV — VIDEOVIGILANCIA Y SEGURIDAD DEL ESTABLECIMIENTO

Artículo 36. Sistema de videovigilancia.

La Empresa cuenta con un sistema de cámaras de videovigilancia instalado en las distintas áreas del establecimiento de comercio, cuya finalidad exclusiva es garantizar la seguridad del lugar, proteger los bienes, el inventario y el dinero de la Empresa, y prevenir o esclarecer posibles hurtos u otras eventualidades. Se informa expresamente a todo el personal, por medio de este Reglamento y de la señalización visible correspondiente en el establecimiento, que dichas cámaras registran de manera constante el desarrollo de la jornada laboral de quienes allí se desempeñan, sin que ello constituya una medida de persecución o control arbitrario sobre los trabajadores.

Parágrafo. Las cámaras no se instalarán ni orientarán hacia zonas destinadas al descanso, la alimentación o el cambio de vestier del personal, ni captarán audio, en resguardo del derecho a la intimidad reconocido en el artículo 15 de la Constitución Política y en la línea jurisprudencial de la Corte Constitucional sobre la materia (entre otras, Sentencia T-114 de 2018).

Artículo 37. Tratamiento de las imágenes captadas.

Las imágenes captadas por el sistema de videovigilancia constituyen datos personales sometidos a la Ley 1581 de 2012, por lo que su recolección, almacenamiento y uso deberá sujetarse a los principios de finalidad, proporcionalidad, seguridad y circulación restringida. El acceso a las grabaciones estará limitado a la Gerencia y a la Administración, y solo se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir la finalidad de seguridad que las justifica.

Parágrafo. Cuando las grabaciones registren un hecho relevante para un procedimiento disciplinario, únicamente podrá utilizarse el fragmento correspondiente al hecho investigado, garantizando en todo caso el debido proceso del trabajador conforme al Título IX de este Reglamento, y sin que ello habilite a la Empresa a usar las grabaciones como mecanismo genérico de evaluación del desempeño o de fiscalización constante de la vida personal del trabajador. Todo trabajador podrá solicitar información sobre el tratamiento dado a sus propios datos personales captados por las cámaras, en ejercicio de su derecho de hábeas data.

TÍTULO XVI — USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS, CORREO, WHATSAPP, INTERNET Y REDES SOCIALES

Artículo 38. Uso adecuado de herramientas tecnológicas.

Los equipos, el correo electrónico corporativo, el WhatsApp empresarial, el internet y los perfiles de redes sociales de la Empresa son herramientas de trabajo y deberán utilizarse exclusivamente para fines relacionados con las funciones del cargo. Queda prohibido su uso para fines personales que interfieran con la jornada laboral, para difundir contenido discriminatorio, ofensivo o contrario a la ley, o para acceder o distribuir información confidencial sin autorización.

Artículo 39. Seguridad informática.

Los trabajadores deberán observar las medidas mínimas de seguridad informática que defina la Empresa para la protección de sus sistemas, contraseñas y bases de datos, y reportar de inmediato cualquier incidente de seguridad del que tengan conocimiento.

TÍTULO XVII — SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)

Artículo 40. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La Empresa implementará y mantendrá actualizado su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), conforme al Decreto 1072 de 2015 y a los estándares mínimos que le sean aplicables según su tamaño y actividad económica, con el acompañamiento de su Administradora de Riesgos Laborales, SURA, incluyendo la identificación de peligros propios de la manipulación de flores, herramientas de corte, productos de conservación (cuando aplique) y el riesgo psicosocial derivado de la atención al público.

Artículo 41. Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.

De acuerdo con el número de trabajadores de la Empresa, se conformará un Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo o un Comité Paritario (COPASST), según corresponda, encargado de promover y vigilar las normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo al interior de la Empresa.

TÍTULO XVIII — MANEJO DE FLORES, PLANTAS, INVENTARIOS, DINERO Y COMERCIO ELECTRÓNICO

Artículo 42. Manipulación de flores y plantas ornamentales.

Los trabajadores encargados de la manipulación de flores naturales, arreglos florales y plantas ornamentales deberán seguir los protocolos de conservación, corte, hidratación y almacenamiento que la Empresa establezca, con el fin de preservar la calidad del producto y evitar pérdidas por deterioro prematuro de productos perecederos.

Artículo 43. Manejo de inventarios y dinero.

Los trabajadores que tengan a su cargo el manejo de inventario, caja o dinero en efectivo deberán realizar los cierres, arqueos y reportes que la Empresa determine, siendo responsables por las faltantes que se originen en su negligencia o dolo, sin perjuicio del derecho de defensa y del debido proceso disciplinario previsto en este Reglamento.

Artículo 44. Atención al cliente presencial y por canales digitales.

La Empresa atiende a sus clientes tanto de manera presencial en el establecimiento de comercio como a través de sus tiendas y canales de venta en línea. La atención, gestión y despacho de los pedidos recibidos por el sitio web constituye una función ordinaria y habitual del cargo de vendedor, en igualdad de condiciones con la venta presencial, y se sujeta a los mismos deberes de diligencia, buen trato y confidencialidad de la información de los clientes previstos en este Reglamento.

Artículo 45. Contratistas independientes y encargados del tratamiento de datos.

La Empresa se apoya en proveedores externos bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o contratos comerciales, entre ellos una firma de contadores que presta el servicio de contabilidad y una agencia que presta soporte en mercadeo digital, sitios web y publicidad en línea. Dichos proveedores son contratistas independientes, sin subordinación laboral respecto de la Empresa, y su relación se rige por las normas del derecho comercial y no por este Reglamento, el cual aplica exclusivamente a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.

Parágrafo. Cuando, en desarrollo de su labor, dichos contratistas tengan acceso a datos personales de trabajadores o de clientes de la Empresa (por ejemplo, información salarial para la contabilidad, o datos de clientes para las campañas de mercadeo digital), actuarán como Encargados del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012, debiendo mediar un acuerdo o cláusula de confidencialidad y de tratamiento de datos que les imponga las mismas obligaciones de seguridad, confidencialidad y finalidad restringida exigidas a los trabajadores de la Empresa en el Título XIV de este Reglamento. Los trabajadores que canalicen información hacia estos contratistas deberán verificar que la entrega de datos se limite a lo estrictamente necesario para la labor contable o de mercadeo encomendada.

TÍTULO XIX — PUBLICACIÓN Y VIGENCIA

Artículo 46. Publicación.

El presente Reglamento se fijará en un lugar visible del establecimiento de comercio de la Empresa y se entregará una copia a cada trabajador, conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, dejando la respectiva constancia de entrega y socialización.

Artículo 47. Vigencia.

Este Reglamento entra a regir a partir de la fecha de su publicación y sustituye cualquier reglamento interno de trabajo anterior que la Empresa hubiere adoptado. Su contenido será revisado y actualizado cada vez que se produzcan modificaciones legales que lo requieran, y en todo caso, cuando la implementación gradual de la Ley 2466 de 2025 (particularmente en materia de recargos dominicales y festivos) alcance nuevos porcentajes en los años 2026 y 2027.

ANEXOS

A continuación se incorporan los formatos y matrices de apoyo para la implementación, socialización y aplicación disciplinaria del presente Reglamento. Estos formatos son plantillas base y deben ajustarse a cada caso concreto.

 

Anexo 1. Matriz de cumplimiento normativo

 

Anexo 2. Acta de socialización y lista de asistencia

En Bogotá D.C., siendo el ____ día del mes de __________ de 20____, se llevó a cabo la socialización del Reglamento Interno de Trabajo de FLORES PARA REGALO S.A.S. con los siguientes trabajadores:

 

Anexo 3. Constancia de entrega y lectura

Yo, ______________________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. ____________________, en calidad de trabajador(a) de FLORES PARA REGALO S.A.S., declaro haber recibido copia física o digital del Reglamento Interno de Trabajo, haber tenido la oportunidad de leerlo y de resolver mis dudas al respecto.

_______________________________________

Trabajador(a)

Nombre y cédula

Fecha: ______________________

 

Anexo 4. Citación a audiencia disciplinaria

Bogotá D.C., ____________________

Señor(a): ______________________________________________

Cargo: ______________________________________________

Por medio de la presente se le cita a audiencia disciplinaria a celebrarse el día ____________________ a las ____________________, en las instalaciones de la Empresa, con el fin de que exponga sus descargos frente a los siguientes hechos, que podrían constituir falta disciplinaria: ______________________________________________. Usted podrá acudir acompañado de un compañero de trabajo o de un abogado, y aportar o solicitar las pruebas que considere pertinentes, conforme al debido proceso previsto en el artículo 28 de este Reglamento.

_______________________________________

Representante de la Empresa

Fecha: ______________________

 

Anexo 5. Formato de descargos

Yo, ______________________________________________, en ejercicio de mi derecho de defensa, manifiesto lo siguiente frente a los hechos que me fueron puestos en conocimiento:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________

Trabajador(a)

Fecha: ______________________

 

Anexo 6. Acta de audiencia y resolución disciplinaria

Una vez escuchados los descargos del trabajador y valoradas las pruebas aportadas, la Empresa resuelve: ______________________________________________________________________________, decisión que se notifica al trabajador junto con los recursos que proceden en la vía interna.

_______________________________________

Representante de la Empresa

Fecha: ______________________

_______________________________________

Trabajador(a) notificado(a)

Fecha: ______________________

 

Anexo 7. Recurso de reposición

Yo, ______________________________________________, de manera respetuosa presento recurso de reposición contra la decisión disciplinaria comunicada el día ____________________, con fundamento en las siguientes razones: ______________________________________________________________________________

_______________________________________

Trabajador(a)

Fecha: ______________________

 

Anexo 8. Cronograma anual de capacitación e inducción

 

Anexo 9. Registro de inducción y reinducción

 

FIRMAS

En constancia de lo anterior, se suscribe el presente Reglamento Interno de Trabajo de FLORES PARA REGALO S.A.S., aprobado el 20 de junio de 2026:

_______________________________________

Representante Legal

María Erika Méndez Cruz — C.C. 52.146.470

Fecha: ______________________

_______________________________________

Elaboró

Asesoría Jurídica

Fecha: ______________________

_______________________________________

Revisó

Representante Legal

Fecha: ______________________

_______________________________________

Aprobó

Gerencia

Fecha: ______________________